Projectmanagement in de creatieve sector – deel 1.

Onderstaand verhaal is een bewerking van een essay dat ik een paar jaar geleden schreef. Na het werken met nog eens zoveel bedrijven in de creatieve sector blijft het verhaal actueel en zeker ook gelden voor de game industrie. Hieronder deel1: management of geen management.

Toen Quincy Jones in de jaren vijftig een tournee maakte met zijn big band in Europa, ging het project halverwege de rondreis failliet. Hij besefte toen dat een goed muzikant ook een goed manager moet zijn. Na dit inzicht werd hij later een van de meest succesvolle bandleiders en componisten ter wereld. De andere kant van dit verhaal bestaat ook. Wie de radio en televisie volgt, zal talloze voorbeelden horen en zien van glad gemanagede projecten die hits produceren van dertien in een dozijn. Bij deze producties is de creativiteit ver te zoeken. Dit doet de vraag rijzen hoe een creatief project het best gemanaged kan worden, om zowel de artistieke kant als de zakelijke kant van een creatie te bewaken.
Om dat te onderzoeken is er eerst gekeken naar hoe (zakelijke) projecten volgens het boekje gemanaged moeten worden.Verschillende methodes van projectmanagement, zoals de PRINCE2, RUP, TOC, Extreme Programming of DSDM zijn toepasbaar om projecten beter te managen. In de praktijk wordt er echter in de creatieve industrie weinig van deze methodes gebruikt gemaakt. Er lijkt veel weerstand te bestaan tegen formeel projectmanagement binnen creatieve organisaties en vaak wordt als argument genoemd dat het de creativiteit en daadkracht van de projectteams aantast.
Toch kampen creatieve bedrijven, net zoals bij projecten in de zakelijke wereld, met (enorme) uitloop van projecten en (enorme) kostenoverschrijdingen. Het is dus de vraag of de projectmanagement methodes geschikt zijn om deze problemen aan te pakken in de creatieve industrie. En als ze dan toepasbaar zijn, op welke manier ze niet de creativiteit aantasten.

administratie

Dillema’s

In deze reeks van artikelen wordt een typisch verloop van een creatief project geschetst en worden de dilemma’s benoemd die binnen zo’n project in verschillende fasen ontstaan. Vervolgens worden oplossingsstrategieën aangedragen, al dan niet afkomstig uit de projectmanagementmethodiek, voor die knelpunten. Ook wordt er uitgelegd welke methodieken juist niet werken en waarom. Het artikel is als zodanig nuttig voor projectleiders die leiding moeten geven aan een groep creatieve mensen, als voor managers en fondsverstrekkers, die moeten besluiten over de projecten alsmede voor partijen die met een creatief team moeten samenwerken.
De inzichten die verwerkt zijn in dit artikel zijn afkomstig van de ervaringen met diverse vernieuwende nieuwe media en gameprojecten maar zijn mogelijk ook toepasbaar in andere creatieve projecten.

Het grootste probleem van de projectmanager van creatieve projecten is het dilemma van ‘creativiteit versus management’. De creativiteit in zijn puurste vorm is vernieuwend, chaotisch, onvoorspelbaar en zeker ook gepassioneerdheid. Het ‘management’ in zijn stereotype houdt van controle, beheersing en is zakelijk. Het beeld van de kunstenaar die koste wat kost voor zijn droom gaat versus de manager die binnen zijn budget wil blijven en tastbare resultaten wil zien. Ter illustratie: stel je hebt een creatief team bestaande uit programmeurs, vormgevers, conceptbedenkers en content makers (schrijvers, fotograven, en dergelijke). Een ieder die met een team van een dergelijke samenstelling heeft gewerkt zal het volgende beeld herkennen: het is aan de ene kant vaak moeilijk om het team bij elkaar te krijgen voor een vergadering, teamleden komen te laat of dagen gewoon niet op. Aan de andere kant is dit team wel bereid om een nacht door te werken aan de creatie, als de inspiratie daar is. Goede ideeën komen vaak pas om drie uur ’s nachts.
Als de projectmanager te veel op zijn managersrol gaat zitten dan knijpt hij de creativiteit af, wat resulteert in een (artistiek) oninteressant product en spanningen in het projectteam. Als hij te veel meegaat met de creatieve dromerigheid is het risico dat er aan het einde van de rit geen concreet product is geleverd en/of dat de kosten en de doorlooptijd uit de hand zijn gelopen. Ook in dit geval zullen spanningen in het team ontstaan. Dit dilemma is de evenwichtsbalk waarop de projectmanager van creatieve projecten voortdurend moet balanceren.

Cyclisch of lineair

Hoe kan de projectleider dit dilemma benaderen? Binnen de softwareontwikkeling zijn er globaal twee benaderingen van projectmanagement. De eerste is een lineaire benadering waarbij het project in een aantal opeenvolgende fasen wordt opgedeeld en er naar een nader te definiëren eindproduct wordt toegewerkt. De tweede benadering is een cyclische waarbij er door middel van een aantal prototypes naar het uiteindelijke eindproduct wordt toegewerkt .
In theorie is de cyclische benadering beter geschikt voor projecten waarbij het einddoel nog niet duidelijk is, zoals bij creatieve projecten het geval is. Van prototype naar prototype ontstaat het eindproduct, zonder dat alle details van te voren bedacht hoeven te worden. Bij een lineaire methode moet je op een gegeven moment, vrij vroeg in het project, het einddoel vastleggen. Dit is lastig bij een vernieuwend project: je maakt iets nieuws en je weet dus nog niet waar het op uit zal komen.
Belangrijke voorwaarden voor het succesvol toepassen van cyclische methodes is dat de betrokken organisaties deze projectmanagement methode goed gewaarborgd hebben in hun organisatie. Een goede administratieve ondersteuning is nodig. Verder is het van belang dat het management en de betrokken partijen zich ook aan de cyclische projectmanagement discipline, met alle overlegstructuren en besluitvormingsprincipes houden . Met andere woorden: cyclisch projectmanagement vraagt een veel grotere organisatiegraad dan lineair projectmanagement. En daar zit nu het probleem voor de creatieve industrie: deze blinkt niet uit in sterke operationele en administratieve organisatie. Binnen creatieve organisaties ligt de nadruk op de creatieve inhoud en wordt er vaak geen prioriteit gegeven aan operationeel management.
Erger nog wordt het als een creatieve organisatie iets gehoord heeft over de kracht van cyclisch projectmanagement dit zegt te doen zonder dat ze zomaar het daadwerkelijk hebben ingevoerd. Implentatie van cyclisch of iteratief werken is niet iets wat je een twee drie implementeert in een organisatie. Maar ja het klinkt wel hip als je zegt dat je ‘iteratief’ werkt en een mooi excuus voor de chaos (aan de klant, aan de subsidieverstrekker of aan de nieuwe werknemer).

administratie
Dit is geen iteratief projectmanagement!

Dat operationele zaken binnen de creatieve sector minder belangrijk zijn, blijkt onder andere uit het vaak ontbreken van administratieve systemen zoals een urenregistratiesysteem of een systeem voor personeelsplanning. Dit maakt het sturen en beheersen van projecten er niet gemakkelijker op binnen zo’n organisatie. De projectmanager zal met het management van de betrokken organisaties overeenstemming moeten vinden voor het inrichten van een projectmanagementstructuur. Als die structuur echter als te beklemmend wordt ervaren door het creatieve team of door het management zal dat het project niet ten goede komen. Dit zal van organisatie tot organisatie en van team tot team verschillen en het vraagt van de projectmanager eigenlijk ook een deel verandermanagement omdat hij zal moeten beginnen met het implementeren van een geschikte projectstructuur. Cyclisch projectmanagement zal dan vaak een brug te ver blijken. Lineair projectmanagement bleek bij de projecten die de basis vormden voor dit artikel wel haalbaar en bracht al een duidelijke verbetering ten opzichte van de situatie voordat er überhaupt projectmanagement werd toegepast.

In het volgende deel verslag van de gekozen aanpak en de knelpunten die daarbij optraden.

Open source handbook projectmanagement now in English

In 2007 I wrote the handbook project management for DANS. This handbook was published under the creative commons licence, and is free for non commercial use. Now, translators of the University of Amsterdam have translated the handbook into the English language. You can find more information on the Dutch and English handbook on www.projectmanagement-training.net. Feel free to download the handbook, and off course expand the handbook with your own writing.

So, why is this message to be found on a blog on games and serious games? Well, the book was written originally for DANS, an organisation that is committed in preserving (digital) research data for many generations to come. In order to do so, DANS needs to create a lot of software of their own, especially databases. Sorry Microsoft but Access is very likely to be gone in 25 years, probably sooner 😉

The handbook is about organising the creation of software. For those who know a little about it, the handbook explains about the waterfall method and iterative methods (Extreme Programming to be precise). Waterfall is great if you know all the specifications of a project in the beginning. If the project is more uncertain and more creative, iterative is the way to go.

If you are to develop a (serious) game, you will need to organise your game creation process as well. Unless if you think it is ok to go 100 % over time and budget off course. Those who ever have made a game can confirm that you need to do this in an iterative way. I believe that the Extreme Programming method is a good method for game creation. Read and decide for yourself…

Een simulatie maken in Gamemaker

Het maken van een simulatie kost veel tijd, en is werk van specialisten. Bovendien moet je behoorlijk kunnen programmeren, als je een computersimulatie wilt maken. Vandaar dat ik eens wilde kijken of je met een goedkoop en eenvoudig te leren programma als Gamemaker ook een simulatie kan maken. Een groot voordeel van het werken met Gamemaker is dat de docenten, die inhoudsdeskundigen zijn, zelf hun simulatie kunnen maken voor gebruik in de lessen, al dan niet samen met leerlingen. Download de tutorial en de bijbehorende bestanden hieronder, om te zien hoe je met relatief simpele middelen en zonder al te ingewikkeld programmeerwerk een simulatie kunt maken in Gamemaker.

Oh ja, voor ik het vergeet: het onderwerp van de simulatie is de verspreiding van SOA’s, dus als je wat conservatief bent aangelegd (lees: preuts) dan kan je dit bericht beter overslaan. Om de simulatie na te bouwen heb je een geregistreede versie van gamemaker nodig.

bloemetjes en bijtjes

Als je alleen de simulatie wilt bekijken, download dan het EXE bestand of de ZIP file en run het programma. Het idee is simpel: je kan het gedrag van jongeren instellen ten aanzien van sexdrive en safesex. Vervolgens zie je hoe makkelijk of moeilijk een SOA zich verspreidt binnen een groep. Lees verder de tutorial voor meer toelichting en suggesties voor gebruik in voorlichting. Overigens heb ik in de tutorial de nadruk gelegd op het leren programmeren in Gamemaker (en een beetje GML) en niet zozeer op de uitwerking en de toepassing van de simulatie. Dus als iemand een lesbrief wil maken en iemand anders nog wat losse eindjes van de tutorial aan elkaar wil knopen: het materiaal is open source!

Het materiaal (en ander lesmateriaal) is verplaatst en te vinden op http://www.gamescool.nl/gratis_lesmateriaal.php . In de Gamescool behandelen we ook serious games en gaming in de les.

(ik heb alle virusscans gedaan, maar downloaden en runnen blijft voor eigen risico)

Creative Commons License
Op dit werk is een Creative Commons Licentie van toepassing.

40+ Spoedcursus Gamegeschiedenis

Ik ben 36 en mag mezelf tot de eerste generatie ‘gamers’ rekenen. Toen ik 8 was ben ik ermee begonnen op een Apple II bij mijn buurman. Later kocht mijn vader een Atari en een Philips homecomputer en via verschillende platformen heb ik mijn hele leven games gespeeld. Maar mensen die ouder zijn dan 36, hebben over het algemeen de ‘game-boot’ gemist. Nu zijn er genoeg ‘ouderen’ die het gamen toch willen oppakken.

Donkey Kong

Wat doe je bijvoorbeeld als je een docent bent, 40 + en je wilt games gaan maken met jongeren? Hoe haal je dertig jaar gamegeschiedenis in? Waar vindt je al die games, en wat als je niet een Atari, commodore 64, Amiga, Nintendo, Sega en Gameboy hebt? En van alle duizenden games die er gemaakt zijn, welke games zijn het bekijken waard?

Welnu, voor al die mensen die de boot hebben gemist deze snelcursus “gamen voor 40+“!

Tennis for two

eerste videogames (1958-1970)

1. Tennis for two
2. Spacewars
3. Adventure
4. Zork

eerste experimenten op kleinere computers (1970-1975)

5. Star Trek
6. Hunt the Wumpus
7. Lunar Lander
8. Pong
9. Snake

Atari jaren (1975-1980)

8. Break Out
9. Space Invaders
10. Asteroids

11. Pac Man
12. Defender
13. River Raid
14. Frogger

Homecomputers

15. Donkey Kong
16. Tetris
17. Zaxxon
18. Ultima
19. Little People

Nintendo, Sega en inmiddels oude PC’s

20. Zelda
21. Super Mario Bros
22. Sonic
23. Duck Hunt
24. Minesweeper
25. Dune
26. Football Manager
27. Sport games
28. Racing games

3D en betere graphics

30. Doom
31. SimCity
32. Monkey Island
33. Mortal Combat
34. The Incredible Machine
35. FlightSimulator
36. Heroes of Might and Magic
37. Starcraft
38. Tomb Raider
39. Bomberman

nieuwe gamegeneratie

40. Return to Castle Wolfenstein (ET = volledig spel!)
41. Runescape
42. The Sims
43. Final Fantasy
44. ‘Hotte’games van nu (3d shooters, en 3d shooters en…)
45. Eyetoy (Online game, Webcam nodig)

Na het spelen van al deze games is het tijd voor een test. Laat me weten hoe het ging.

Doom

Is deze cursus alleen voor 40+ ers?

Ik geef regelmatig lessen en workshops gamedesign aan jonge studenten (20-). Zoals alle kunsten, begint nieuw werk met het bestuderen van de klassiekers. Dit geldt ook voor het bouwen van games. Als je een student gamedesign bent, 20- dan heb je de hele Atari console tijd niet meegemaakt! Reken maar dat je dan je ‘literatuur’ moet bijspijkeren. Je dacht van niet? …de best verkochte game aller tijden is The Sims. Toch bestond het concept van de Sims al jaren. Kijk maar eens naar Little People (nummer 19 uit de lijst). Misschien kan jij een oude game remaken en er een hit mee scoren!

Pac Man

Omdat het zelf kunnen spelen het allerbelangrijkste was voor deze opsomming, komen sommige (beroemde) games niet aan bod. De games die op consoles werden en worden gespeeld waren wat moeilijker te vinden. Daarnaast is het zo dat ook ik niet alle succesvolle en belangrijke games van de afgelopen 30 jaar ken (wie wel?), dus ook om die reden zijn er zeker gaten in het verhaal. Mocht iemand nog een goede (speelbare) game classic vinden die echt in deze spoedcursus gamen erbij hoort, dan hoor ik het graag.

De meeste games werken online in je browser. Daarvoor heb je een shockwave, flash of java plugin nodig. Een enkele game moet je downloaden om op je PC te installeren.

Tenslotte een interessant artikel over de evolutie van games.
Mortal Kombat
Deze zoektocht werd gedaan als onderdeel van de cursus Games Maken van de Mediafabriek en Wouter Baars. Dank aan de studenten van het Qantm College voor het geven van tips en suggesties.

Nieuwe Cursus Games Maken samen met de Mediafabriek

 

Wegens het grote succes van de vorige cursus mag ik voor de Mediafabriek in het najaar van 2006 opnieuw de cursus Games maken geven. Na deze cursus is de deelnemer in staat om zelf les te geven aan beginnende gamebouwers. Ideaal dus voor docenten en jeugdwerkers.

Games maken voorziet in de basiskennis bij het maken van games. Dus: animatietechnieken, audio-ontwerp en natuurlijk gamedesign. Verder komen de volgende vragen aan bod: Welke gamegenres bestaan er? Wat is er mogelijk met games binnen het onderwijs? Hoe kun je games gebruiken om mensen iets te leren?

Games maken is opgebouwd uit 6 bijeenkomsten van 3 uur en behandelt onder andere de volgende thema’s: (we zullen vooral veel zelf oefenen en bouwen)

– Les 1: Introductie in gamemaker
– Les 2: Uitleg productieproces games
– Les 3: Ontwerpprincipes voor ‘goede’ games
– Les 4: Basis van sprite ontwerp
– Les 5: Introductie in audio en midi
– Les 6: Scripten, webgames, 3D

 

De cursus gaat van start op dinsdag 31 oktober, de laatste les is op dinsdag 12 december. Op 5 december is er geen cursus.

Heeft u interesse, dan kunt u zich aanmelden via het inschrijfformulier op www.kunstgebouw.nl.